Чем уничтожить документы в делопроизводстве

Уничтожить бумажные документы можно разными способами: порвать, порезать или сжечь. Так, чем уничтожить документы в офисе и дома? Это все можно отнести к методикам утилизации бумаги, но если выполнять это все вручную, то это долго и утомительно. Наилучшим способом уничтожения документов – это использование шредеров.

У нас на сайте вы можете купить данное оборудование:

чем уничтожить документы

Офисный шредер

уничтожители бумаг мощные

архивный шредер

Персональные

Офисные

Мощные

Архивные

 

 

 

 

По степени секретности

Вторая степень секретности

третья степень секретности

четвертая степень секретности

пятая степень секретности

2-степень

3-степень

4-степень

5-степень

 

шестая степень секретности

 

 

6-степень

 

 
преимущества уничтожения бумаг шредером

Преимущества уничтожения документов шредером

  • Скорость и производительность;

  • Защита информации от восстановления;

  • Утилизация ненужных документов;

  • Кроме бумаги уничтожает компакт-диски, металлические скобы и скрепки;

  • Высокий уровень безопасности;

  • Не загрязняет окружающую среду.

Если у вас возникли вопросы по техническим характеристикам и работе со шредером, то можете задать их нашим специалистам по телефонам (812) 324-64-35 и (812) 535-24-56. Мы предоставляем консультации клиентам бесплатно.

 

Чем уничтожить документы?

Чтобы ценная информация не попала в чужие руки, были созданы механические устройства (шредеры) с разной степенью секретности. Они отвечают европейскому стандарту DIN 32757-1. Поэтому следует выбирать уничтожители по уровню секретности для каждого типа документов.

1 уровень – документы, не имеющие ценной информации, низкая защита. Режутся устройством на полосы шириной до 12 мм.

2 уровень – офисные документы с низкой степенью защиты. Режутся на полосы шириной до 6 мм.

3 уровень – конфиденциальная информация в документах, средний уровень защиты. Режутся на полосы шириной 2 мм или на фрагменты 4х80 мм.

4 уровень – бумаги, содержащие коммерческую тайну, высокий уровень защиты. Режутся на фрагменты 2х15 мм.

5 уровень – секретные документы, с высокой степенью защиты. Режутся на фрагменты 0,8х12 мм.

6 уровень – для сверхсекретных документов. Режутся на фрагменты 0,8х4 мм.

Чем выше уровень защиты, тем сложнее собрать информацию с фрагментов листа. Чем сложнее и мельче процесс утилизации документов, тем дороже стоит оборудование. Это необходимо учитывать при выборе шредера.

Уничтожение документов строгой отчетности, финансовых операциях, коммерческой деятельности, необходимо выполнять в соответствии с законами:

  1. Часть 1 ст. 29 Федерального закона №402-Ф3 (Закон о бухучете)
  2. Часть 1 ст. 17 Федерального закона №125-Ф3 (Закон об архивном деле)

Компании должны соблюдать все правила создания документов, их хранения и утилизации.

Об уничтожении документов

Компании имеют право создавать архивы документов, которые накапливаются в ходе их деятельности. В законе про бухучет сказано, что документы должны храниться не менее 5 лет с момента их создания. Процедура утилизации корпоративных документов в законах или других нормативных актах не обозначена. Компания должна самостоятельно разработать план списания и утилизации своей документации.

Существуют документы постоянного хранения, которые размещаются в архивах компании. Бумаги временного хранения через 10 лет в структурных подразделениях описываются и уничтожаются механическим способом.

Сроки хранения различных документов описаны в законодательных и нормативных актах. В одно категории бумаг могут быть документы с разными сроками, так как это могут быть бумаги для налоговой или бухгалтерского учета. Определять срок лучше по верхнему показателю, так как это будет безопасней.

Порядок утилизации

Прежде чем проводить уничтожение архивных документов, необходимо проводить специализированную проверку. Руководитель компании создает комиссию из 3 сотрудников. Она должна произвести опись постоянных архивных документов и временного хранения, а также заполнить акт проверки. Акты и описи рассматриваются на заседании комиссии и утверждаются руководителем.

Бумаги, которые подлежат уничтожению, передаются на утилизацию. Они упаковываются, оформляется накладная передачи, в которой указывается количество бумаг, вес, категория. Утилизация производится самой организацией или специализированной компанией под наблюдением представителя заказчика.